Descubramos esta herramienta de la filosofía «Lean» aplicada por Ferretto Spa para la reorganización de la disposición de la línea de ensamblaje vertical. Este es el estudio de caso presentado a los estudiantes de Ingeniería Mecánica de la Universidad de Padua.
Seiri (clasificar, subordinar, descartar), Seiton (ordenar, sistematizar), Seiso (limpiar, sanear), Seiketsu (estandarizar, simplificar y volver coherente) y Shitsuke (mantener, sostener, disciplinar el proceso). Cinco «S», una para cada fase de una técnica práctica que garantiza el orden, la limpieza y la disciplina en los puestos de trabajo. El fundamento de la filosofía Lean, el método de las 5S es un conjunto de técnicas que surgen del sentido común y que, si se aplican correctamente, garantizan una mayor eficiencia y eficacia en la organización y gestión de todas las operaciones que se realizan en una sección, con beneficios concretos para la empresa. El método de las 5S permite que los operarios trabajen mejor, evitando pérdidas de tiempo o desperdicios, y al mismo tiempo permite adoptar medidas de prevención que pueden evitar periodos de inactividad o posibles problemas técnicos.
El 30 de mayo, Francesco D’Elia, Simone Sitziu y Marco Mirandola –Lean Manager, Process Engineer y Operations Manager respectivamente de Ferretto Spa– han participado en calidad de formadores del Método de las 5S y han explicado a los estudiantes de «Organización de la Producción y de los Sistemas Logísticos» del Curso de Máster en Ingeniería Mecánica cómo se aplica a diario en la empresa este método. En particular, se ha presentado a los estudiantes la reorganización de la disposición de la línea de ensamblaje vertical: un proyecto que ha garantizado a la empresa una mejora concreta en cuanto a los tiempos de montaje, espacio utilizado y reducción de los desperdicios en el proceso.
El método de las 5S es una de las herramientas incluidas en la más amplia filosofía «lean production» o «producción ajustada». Este nombre hace referencia a una serie de procedimientos de gestión cuyo objetivo es reducir y eliminar los desperdicios mediante la creación de procesos estandarizados en los que se optimizan los recursos. En concreto, la metodología de las 5S es una de esas herramientas que responden al tercer principio de la «Lean», es decir, hacer fluir el flujo de valor a través de la limpieza y el orden en el lugar de trabajo. Aplicando las 5S, por los términos japoneses, Seiri (clasificar, subordinar, descartar), Seiton (ordenar, sistematizar), Seiso (limpiar, sanear), Seiketsu (estandarizar, simplificar y volver coherente) y Shitsuke (mantener, sostener, disciplinar el proceso), se desencadena un proceso participativo de mejora continua que, con costes de inversión muy bajos, lleva a obtener numerosos beneficios concretos para el trabajador y la empresa.
Los principales beneficios son:
Como indica el nombre de la metodología, este proceso se compone de acciones repetidas que deben realizarse siguiendo un orden y se basan en los tres principios de orden, limpieza y disciplina.
Las 5 fases, que veremos en detalle más adelante, son:
La primera fase consiste en identificar lo que es necesario para el trabajo y separarlo de lo que no lo es.
En términos prácticos, hay que:
Una vez «clasificados» los utensilios, herramientas y materiales que sirven en el puesto de trabajo, hay que identificar la mejor posición para colocarlos. Un objeto está en la mejor posición cuando:
Es decir, un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. La frecuencia de uso también debe tenerse en cuenta a la hora de determinar el sitio correcto. Por poner un ejemplo: lo que se utiliza menos de una vez al mes puede colocarse en el almacén central de la empresa, mientras que lo que se utiliza menos de una vez a la semana debe guardarse en un contenedor en la sección. Si una herramienta se necesita menos de una vez al día, debe colocarse a una distancia prudente, pero si se necesita una vez o más al día debe estar al alcance de la mano del lugar donde se va a utilizar.
La tercera S se refiere específicamente a la limpieza. Limpiar significa eliminar la suciedad, las impurezas, el polvo, los residuos y los desechos. Pero eso no es todo. Mientras se realizan estas operaciones, las máquinas, las herramientas y los equipos pueden ser inspeccionados para prevenir posibles problemas en futuro. Si la inspección se realiza de forma sistemática y con constancia, su «coste» disminuye porque se reduce el tiempo necesario para realizarla. A largo plazo, estas operaciones garantizan un ahorro sustancial de tiempo y dinero: muchas pequeñas inspecciones permiten evitar problemas que también pueden causar periodos de inactividad muy largos.
Las tareas de clasificación, puesta en orden, inspección y limpieza deben convertirse en rutinarias y pasar a formar parte de la cotidianidad. Para ello, hay que definir reglas fáciles de seguir y de comprender de inmediato. Las «reglas» deben ser pensadas y puestas en práctica por quienes tienen que aplicarlas, porque es más difícil que se respeten si se ven como una imposición desde arriba. Una vez creada, la regla debe ser compartida con todas las partes interesadas, mediante una comunicación clara de su contenido.
La última fase tiene el objetivo de sostener las mejoras conseguidas con las cuatro primeras S. Con tal finalidad hay que evaluar si los operarios cumplen con las reglas y actualizar aquellas viejas. Una forma de conseguir que las reglas pasen a formar parte de los hábitos de los operarios es realizar varias «auditorías 5S», es decir, evaluaciones periódicas consistentes en listas de comprobación que se llevan a cabo con el fin de responsabilizar, incentivar y motivar a todos los responsables y operarios de la empresa. Las auditorías también incluyen sesiones de formación y preparación y oportunidades para compartir los resultados obtenidos con la aplicación del método.
Como hemos visto, los principios y procedimientos del método de las 5S aportan beneficios importantes y concretos, tanto para quienes trabajan en la producción como para la organización en su conjunto. En efecto, para la dirección, este método garantiza una optimización en términos de espacio y tiempo, así como una mayor precisión de las operaciones -y, por tanto, más calidad-, con una reducción de los costes y un aumento de la eficacia. Para los operarios, la definición de reglas de limpieza, orden y disciplina se traduce en mejores condiciones de trabajo y un entorno más organizado, seguro y tranquilo.
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